Kun yhdistyksen jäsenlaskutus lähestyy, on hyvä muistaa että Membook-järjestelmä tekee jäsenlaskutuksen automaattisesti, ellet ole sitä asetuksissa estänyt. Laskutus lähtee tällöin matkaan niillä tiedoilla mitä rekisterissä on.

Voit estää automaattisen laskutuksen muokkaamalla tuotteen hintaa hinnastossa: Hinta on hyvä olla voimassa aina vain kuluvan laskutuskauden kerrallaan (esim. 1.1.2025-31.12.2025), näin seuraavan vuoden laskutus ei lähde "itsestään" ennenkuin tuotteille on päivitetty uusi voimassa oleva hinta.

Hyvä tapa on ajoittaa  omat tarkistukset hyvissä ajoin ennen haluttua laskutuspäivää. Voit myös aina siirtää aiemmin valittua laskutuspäivää joko eteenpäin tai aikaistaa sitä (muista tehdä tämä kaikkien tuotteiden tiedoissa).

Tässä muistilista avuksesi, jotta vuotuinen laskutus sujuisi mahdollisimman mutkattomasti ja oikeilla tiedoilla.

Tarkista hinnasto ja sen asetukset

TUOTTEET:

  1. Tuotteiden nimet (älä poista tuotteita, ellet ole aivan varma että niitä ei enää tarvita --> poisto vaikuttaa olemassa oleviin laskutusperusteisiin!). Tuotteiden nimen voi muuttaa esim. "Jäsenmaksu 2025" -> "Jäsenmaksu 2026"
  2. Tuotteiden hinta ja hinnan voimassaolo - onko tullut muutoksia? Lisää uusi voimassaoleva hintajakso edellisen perään. Huom! Laita tuotteen hinta voimaan vasta halutusta laskutuspäivästä alkaen, mikäli et halua että mahdollisia uusia jäseniä laskutetaan erikseen ennen varsinaista laskutuspäivää.
  3. Huomaa että uusi hintajakso lisätään "lisää"-napista, mutta tuote pitää vielä tämän jälkeen muistaa kokonaisuudessaan TALLENTAA.
  4. Valitse tuotteen haluttu laskutuspäivä kalenterista klikkaamalla, ja poista samalla ruksista aiempi laskutuspäiväehdotus (Huom! Tämä on mahdollinen vain "toistuvaistuote" -tuotetyypissä, eli tuotteessa joka laskutetaan säännöllisesti uudelleen ja uudelleen)

LASKUTUSPERUSTEET:

  1. Laskutusperusteiden nimet ja sisältö on hyvä myös tarkistaa. Muuta tarvittaessa laskutusperusteen nimi ja tarkista samalla myös kuvausteksti (esim. vuosiluvut).
  2. Tarkista että laskutusperusteen "sisällä" on oikeat tuotteet.
  3. Mikäli tuotteet pysyvät ennallaan (vain nimeä/hintaa muutettu tuotepuolella), ei laskutusperusteiden sisällölle tehdä mitään.
  4. Lue tarvittaessa tarkempi ohje (http://tuki.membook.fi/knowledge_base/topics/laskutusperusteiden-luominen) tai kysy neuvoa asiakaspalvelustamme!

Yksinkertaisimmillaan hinta säilyy ennallaan, hinta on voimassa toistaiseksi (loppupäivä on avoin) eikä laskutuspäivääkään tarvitse muuttaa. Tällöin laskut muodostuvat kuten aiempinakin vuosina - haluttuna päivänä ja niille jäsenille, joille laskutusperusteet on merkitty ja jotka rekisterissä ovat.

Tämä on joskus toimiva ratkaisu, mutta yleensä suosittelemme kausikohtaista hinnan voimassaoloa. Kysy tarvittaessa neuvoa asiakaspalvelustamme!

Tarkista jäsenten laskutusperusteet:

  1. Yksittäiseltä jäseneltä laskutettavat tuotteet näet jäsenen "Laskutusperusteet"-välilehdeltä. Mikäli tiedoissa ei näy laskutusperustetta ja tuotteita, jäsenelle ei lähde laskua.
  2. Koko jäsenistön tarkistaminen onnistuu kätevimmin Excelin avulla, eli mene ensin jäsenhakuun, listaa kaikki jäsenet ja ota jäsenraportti Exceliin.
  3. Lataa ja avaa Excel-tiedosto ja tarkista tiedoston lajittelun avulla että kaikilla jäsenillä on oikea laskutusperuste tiedoissaan. Laskutusperuste näkyy sarakkeessa "Laskutusperusteet" ja lisäksi "Tuote"-sarakkeissa näkyy jäsenelle kirjatut tuotteet.
  4. Tee listan perusteella havaitut jäsenten laskutusperusteiden muutokset ja korjaukset Membookissa. Lisää puuttuvat laskutusperusteet, mikäli joiltain jäseniltä ne puuttuvat tai poista jäsenen laskutusperuste, jos häntä ei ole tarkoitus laskuttaa.
  5. Mikäli laskutuksen osalta on suurempia massamuutostarpeita, asiakaspalvelumme auttaa tarvittaessa, joten kannattaa kysyä neuvoa.

Tämän jälkeen laskutuksen esivalmistelut on tehty. Membook-järjestelmä hoitaa jäsenlaskutuksen automaattisesti, annettujen asetusten ja laskutusperusteiden mukaisesti haluttuna päivänä. Laskuista lähtee sähköinen laskuviesti kaikille niille jäsenille, joilla on tiedoissaan toimiva sähköposti.

Jos haluat saada tietoosi perille menemättömät ja toimimattomat sähköpostit, pyydä lista asiakaspalvelusta laskutuksen jälkeen.

Viestintä ja rekisteröitymiskutsut:

  • Jotta jäsenet muistaisivat että "mikä ihmeen Membook", eivätkä ihmettele kauttamme saapuvaa laskua, voit lähettää jäsenistölle Membookin kautta ennakkotiedotteen tulevasta laskutuksesta.
  • Voit myös muistuttaa Membook-käyttäjätilin luomisesta lähettämällä rekisteröitymiskutsut heille, ketkä eivät vielä käyttäjätiliä ole luoneet. Kutsujen lähetys tapahtuu "massana" jäsenhakusivun alaosasta "Kutsu Membokiin" -napilla. Huom! Rekisteröityminen ei ole pakollista tai välttämätöntä, laskuviesti menee perille kaikille laskutettaville jäsenille tästä riippumatta ja laskun voi maksaa viestissä olevin tiedoin omassa verkkopankissa. Linkin takaa aukeaa jäsenelle myös pdf-lasku.

Karhuaminen / maksukehoitukset:

  • Voit lähettää sähköiset maksukehoitukset helposti kaikille maksamattomille (huom! Järjestelmä ei tee tätä automaattisesti). Mene laskuhakuun ja listan alaosassa klikkaa "Massaoperaatiot" --> "Lähetä maksumuistutukset". Rajaa tarvittaessa laskuhakua ensin esim. eräpäivällä, jos et halua lähettää muistutuksia kaikille maksamattomille. Muistutusviesti rajaa automaattisesti lähetykseen vain ne, joilla on lasku "maksamatta" -tilassa, mutta eräpäivän osalta rajaus pitää tehdä manuaalisesti.

Paperilaskujen lähetys: 

  • Muista tilata erikseen mahdollinen paperilaskujen ja karhujen lähetys. Näitä emme lähetä automaattisesti, vaan ainoastaan eri tilauksesta, sillä kyseessä on lisämaksullinen palvelu.