Vaihe 1 - Tiedot
Vanhojen jäsenten tiedot tuodaan järjestelmään käyttöönottovaiheessa esim. Excelistä.
Uudet jäsenet liittyvät Membookin liittymislomakkeella suoraan jäsenrekisteriin.
Vaihe 2 - Tarkistukset
Tuotteet ja hinnastot laitetaan kuntoon, mm. hintojen voimassaolo on tärkeä asetus.
Määritellään laskutuksen asetukset esim. haluttu laskutuspäivä, maksun vaikutus jäsenyyteen jne.
Yhdistyksen pääkäyttäjä tarkistaa että jäsenillä on oikeat laskutusperusteet ja tekee tarvittavat korjaukset Membookissa.
Asiakaspalvelumme auttaa tarvittaessa ja myös massana tehtävät muutokset ovat mahdollisia.
Ota yhteyttä, jos olet epävarma tai tarvitset apua!
Vaihe 3 - Laskutus
Membook muodostaa laskut sovittuna päivänä automaattisesti. Laskuajot pyörivät kolme kertaa vuorokaudessa: klo 02, 10 ja 18. (kesäajassa klo 03, 11 ja 19). Jos siis laskutuspäiväksi on asetettu 12.5. niin laskuajo muodostaa laskut jo 12.5. klo 02 yöllä.
Sähköpostilaskut lähtevät järjestelmästä automaattisesti niille jäsenille, joilla on tiedoissaan toimiva sähköposti. Sähköpostiviestissä on kaikki laskun maksuun tarvittavat tiedot (myös virtuaaliviivakoodi) ja viestissä olevasta linkistä aukeaa oikea lasku pdf-muodossa.
Sähköpostittomille jäsenille voidaan postittaa paperilasku joko yhdistyksen toimesta tai postituspalvelumme kautta. Tästä on sovittava aina erikseen, emmekä postita paperilaskuja automaattisesti.
Vaihe 4 - Maksut
Jäsenmaksut maksetaan Membookin asiakasvaratilille. Näin mahdollistetaan sujuva automaatio maksujen valvonnassa
Asiakasvaratili mahdollistaa maksutapoina myös verkkomaksut pankkien, luottokorttien ja MobilePayn kautta, Paytrailin tarjoamana. Paytrailin palvelut toimivat Membookin sisällä, jonne jäsen voi halutessaan kirjautua.
Asiakasvaratilin viitetapahtumat noudetaan automaattisesti joka yö ja kohdistetaan oikeille laskuille. Myös vajaamaksut, tupla- ja liikamaksut kirjautuvat järjestelmään. Viitteettömät maksut kuitataan asiakaspalvelumme toimesta käsin.
Lue asiakasvaratilin toimintaperiaatteesta lisää täältä.
Vaihe 5 - Tilitykset
Membook tilittää saapuneet maksut yhdistykselle kerran viikossa yhtenä viitteellisenä nippumaksuna.
Tilityksestä saa helposti sekä koontiraportin että yksityiskohtaisemman listauksen.
Tilitys sisältää myös tupla- ja liikamaksut sekä manuaalisesti kuitatut muut maksut (puutteelliset ja viitteettömät).
Procountor-integraatiossa tilitysraportista muodostuu automaattinen muistiotosite kirjanpitoon hyväksyttäväksi.
Kuva alla: Membook -laskutusprosessi visuaalisessa muodossa
