Vaihe 1 - Tiedot

  • Vanhojen jäsenten tiedot tuodaan järjestelmään käyttöönottovaiheessa esim. Excelistä.
  • Uudet jäsenet liittyvät Membookin liittymislomakkeella suoraan jäsenrekisteriin.

Vaihe 2 - Tarkistukset

  • Tuotteet ja hinnastot laitetaan kuntoon, mm. hintojen voimassaolo on tärkeä asetus.
  • Määritellään laskutuksen asetukset esim. haluttu laskutuspäivä, maksun vaikutus jäsenyyteen jne. 
  • Yhdistyksen pääkäyttäjä tarkistaa että jäsenillä on oikeat laskutusperusteet ja tekee tarvittavat korjaukset Membookissa.
  • Asiakaspalvelumme auttaa tarvittaessa ja myös massana tehtävät muutokset ovat mahdollisia.
  • Ota yhteyttä, jos olet epävarma tai tarvitset apua!

Vaihe 3 - Laskutus

  • Membook muodostaa laskut sovittuna päivänä automaattisesti. Laskuajot pyörivät kolme kertaa vuorokaudessa: klo 10 / klo 18 ja klo 02. Jos siis laskutuspäiväksi on asetettu 12.5. niin laskuajo muodostaa laskut jo 12.5. klo 02 yöllä.
  • Sähköpostilaskut lähtevät järjestelmästä automaattisesti niille jäsenille, joilla on tiedoissaan toimiva sähköposti. Sähköpostiviestissä on kaikki laskun maksuun tarvittavat tiedot (myös virtuaaliviivakoodi) ja viestissä olevasta linkistä aukeaa oikea lasku pdf-muodossa.
  • Sähköpostittomille jäsenille voidaan postittaa paperilasku joko yhdistyksen toimesta tai postituspalvelumme kautta. Tästä on sovittava aina erikseen, emmekä postita paperilaskuja automaattisesti.

Vaihe 4 - Maksut

  • Jäsenmaksut maksetaan Membookin asiakasvaratilille. Näin mahdollistetaan sujuva automaatio maksujen valvonnassa
  • Asiakasvaratili mahdollistaa maksutapoina myös verkkomaksut pankkien, luottokorttien ja MobilePayn kautta, Paytrailin tarjoamana. Paytrailin palvelut toimivat Membookin sisällä, jonne jäsen voi halutessaan kirjautua.
  • Asiakasvaratilin viitetapahtumat noudetaan automaattisesti joka yö ja kohdistetaan oikeille laskuille. Myös vajaamaksut, tupla- ja liikamaksut kirjautuvat järjestelmään. Viitteettömät maksut kuitataan asiakaspalvelumme toimesta käsin.

Vaihe 5 - Tilitykset

  • Membook tilittää saapuneet maksut yhdistykselle kerran viikossa yhtenä viitteellisenä nippumaksuna.
  • Tilityksestä saa helposti sekä koontiraportin että yksityiskohtaisemman listauksen.
  • Tilitys sisältää myös tupla- ja liikamaksut sekä manuaalisesti kuitatut muut maksut (puutteelliset ja viitteettömät).

Kuva alla: Membook -laskutusprosessi visuaalisessa muodossa