Taustaa

”Asiakasvarat on pidettävä erillään kirjanpitovelvollisen omista varoista, koska ne eivät kuulu kirjanpitovelvolliselle. Kirjanpitolautakunnan lausunnon mukaan (2002/1683, 2003/1695) varat ovat erotettu asiakasvaroiksi, jos niille on avattu erillinen pankkitili ja ne muuten säilytetään erillään. Asiakasvarojen tileille ei saa tallettaa muita varoja.”

(Tilisanomat https://tilisanomat.fi/kirjanpito/asiakasvarat-on-pidettava-erillaan-muista-varoista)

Membookin asiakasvaratili

Membook-järjestelmän käytössä on Osuuspankissa toimiva asiakasvaratili, joka on erillinen oma pankkitilinsä ja erotettu Membook Oy:n liiketoiminnasta. Kyseistä tiliä ei siten käsitellä Membook Oy:n kirjanpidossa tai taseessa, vaan se on tarkoitettu ainoastaan Membook-järjestelmän kautta laskutettavien maksujen keräilyyn ja näiden maksujen tilityksiin. Asiakasvaratili on ns. läpikulkutili, jossa ei säilytetä varoja, vaan maksutapahtumat tilitetään viikoittain automaattisesti eteenpäin asiakkaille.

Asiakasvaratilin käyttö helpottaa ja nopeuttaa palvelun käyttöönottoa sekä mahdollistaa Membook-palvelun toimimisen alustana, jonka kautta voimme tarjota esim. Paytrailin (tai muiden vastaavien toimijoiden) verkkomaksupalveluita, sekä muita tulevaisuuden maksupalveluita keskitetysti.

Asiakasvaratilin avulla erotetaan asiakasvaratilillä olevat asiakkaiden varat ja tilitapahtumat tiliä hallinnoivan Membook Oy:n muusta varallisuudesta. Varojen sekoittuminen on näillä toimilla estetty siten, ettei asiakasvaratilillä olevia varoja esim. maksukyvyttömyystilanteessa pidetä tilinomistajan mahdolliseen konkurssipesään kuuluvana varallisuutena.

Maksujen seuranta ja käsittely

Asiakasvaratiliin on kytketty Membook-järjestelmän kautta oma erillinen, automaattinen, viitenoutopalvelu, joka noutaa konekieliset viiteaineistot jokaisena pankkipäivänä ja kirjaa saapuneet maksutapahtumat automaattisesti Membook-järjestelmään. Lisäksi tiliin on kytketty erillinen tiliotteiden noutopalvelu, jotta myös mahdolliset viitteettömät maksut saadaan käsiteltyä ja selvitettyä manuaalisesti asiakaspalvelussamme.

Kaikki asiakasvaratilille tulevat maksut kohdistetaan täysimääräisinä Membookiin, eikä niistä vähennetä Membook-järjestelmän käyttömaksuja tai muita maksunvälittäjien (pankit, Paytrail) palkkioita/provisioita. Nämä laskutetaan asiakkailta aina erikseen Membook Oy:n liiketoimintana (myyntinä) ja nämä laskut asiakas maksaa eri pankkitilille.

Membookiin kirjataan automaattisesti kaikki ne viitesuoritukset, jotka voidaan viitteellä kohdistaa Membook-laskuille. Mahdollisista virheellisistä viitteistä syntyy virhelista, jota käytetään epäselvien maksujen selvittelyssä. Pankilla on oma prosessinsa maksajan pyynnöstä tapahtuvaan virheellisen maksun takaisinperintään.

Membookiin kirjataan automaattisesti myös ns. tuplamaksut, puutteelliset maksut sekä liikamaksut. Asiakas saa tuotettua Membookista päivittäin reaaliaikaisen maksuraportin, jossa myös edellä mainitut poikkeukset on eritelty.

Maksuaineistojen säilytys ja tilitykset

Varmuuskopioimme ja säilytämme kaikki asiakasvaratilin tilitapahtumatositteet, eli tiliotteet ja konekieliset viitetapahtumaluettelot, vähintään 6 vuoden ajan (kirjanpitolain mukainen aika).

Membookiin kertyneet asiakkaan maksutapahtumat tilitetään asiakkaan ilmoittamalle pankkitilille kerran viikossa yhteissummana. Tilityksestä muodostuu aina erittely Membookiin (ns. tilitysraportti). Erittelyn saa sekä jäsenlajeittain (kpl määrät ja yhteissummat) että tarkassa nimilistamuodossa tilityspäiväkohtaisesti. Mikäli käytössä on Procountor-integraatio, tilityksestä muodostuu jäsenlajeittain eritelty muistiotosite suoraan Procountoriin.

Procountor-integraation kytkennästä tarkemmin täällä:

https://tuki.membook.fi/help/procountor-integraation-kytkenta

Esimerkkikuva tilitysraportista Membookissa: