Kun yhdistyksen jäsenlaskutus lähestyy, on hyvä muistaa että Membook-järjestelmä tekee jäsenlaskutuksen automaattisesti, ellet ole sitä asetuksissa estänyt. Laskutus lähtee tällöin matkaan niillä tiedoilla mitä rekisterissä on.

Voit estää automaattisen laskutuksen muokkaamalla tuotteen hintaa hinnastossa: Hinta on hyvä olla voimassa aina vain kuluvan laskutuskauden kerrallaan (esim. 1.1.2021-31.12.2021), näin seuraavan vuoden laskutus ei lähde "itsestään" ennenkuin tuotteille on päivitetty uusi voimassa oleva hinta.

Hyvä tapa on ajoittaa  omat tarkistukset hyvissä ajoin ennen valittua laskutuspäivää. Voit myös aina siirtää aiemmin valittua laskutuspäivää eteenpäin (muista tehdä tämä kaikkien tuotteiden tiedoissa).

Tässä muistilista avuksesi, jotta vuotuinen laskutus sujuisi mahdollisimman mutkattomasti ja oikeilla tiedoilla.

Tarkista hinnasto ja sen asetukset:

  1. Tuotteiden nimet (älä poista tuotteita, ellet ole aivan varma että niitä ei enää tarvita --> poisto vaikuttaa olemassa oleviin laskutusperusteisiin!). Tuotteiden nimen voi muuttaa esim. "Jäsenmaksu 2021" -> "Jäsenmaksu 2022"
  2. Tuotteiden hinta ja hinnan voimassaolo - onko tullut muutoksia? Muokkaa tarvittaessa tai lisää uusi voimassaoleva hintajakso edellisen perään.
  3. Tuotteen haluttu laskutuspäivä (vain toistuvaistuote -tyypissä, eli tuotteessa joka laskutetaan säännöllisesti uudelleen ja uudelleen)
  4. Laskutusperusteiden sisältö on hyvä myös tarkistaa. Jos laskutettavat tuotteet muuttuvat, muista muokata myös laskutusperusteiden sisältö vastaavasti. Lue tarvittaessa tarkempi ohje (http://tuki.membook.fi/knowledge_base/topics/laskutusperusteiden-luominen) tai kysy neuvoa asiakaspalvelustamme!

Yksinkertaisimmillaan hinta säilyy ennallaan, hinta on voimassa toistaiseksi (loppupäivä on avoin) eikä laskutuspäivääkään tarvitse muuttaa. Tällöin laskut muodostuvat kuten aiempinakin vuosina - haluttuna päivänä ja niille jäsenille, joille laskutusperusteet on merkitty ja jotka rekisterissä ovat.

Tämä on usein toimiva ratkaisu pienissä yhdistyksissä, mutta muille suosittelemme kausikohtaista hinnan voimassaoloa. Kysy tarvittaessa neuvoa asiakaspalvelustamme!

Tarkista jäsenten laskutusperusteet:

  1. Yksittäiseltä jäseneltä laskutettavat tuotteet näet jäsenen "Laskutusperusteet"-välilehdeltä. Mikäli tiedoissa ei näy laskutusperustetta ja tuotteita, jäsenelle ei lähde laskua.
  2. Koko jäsenistön tarkistaminen onnistuu kätevimmin Excelin avulla, eli mene ensin jäsenhakuun, listaa kaikki jäsenet ja ota jäsenraportti Exceliin.
  3. Lataa ja avaa Excel-tiedosto ja tarkista tiedoston lajittelun avulla että kaikilla jäsenillä on oikea laskutusperuste tiedoissaan. Laskutusperuste näkyy sarakkeessa "Laskutusperusteet" ja lisäksi "Tuote"-sarakkeissa näkyy jäsenelle kirjatut tuotteet.
  4. Tee listan perusteella havaitut jäsenten laskutusperusteiden muutokset ja korjaukset Membookissa. Lisää puuttuvat laskutusperusteet, mikäli joiltain jäseniltä ne puuttuvat.
  5. Mikäli laskutuksen osalta on suurempia muutostarpeita, asiakaspalvelumme auttaa tarvittaessa, joten kannattaa kysyä neuvoa.

Tämän jälkeen laskutuksen esivalmistelut on tehty. Membook-järjestelmä hoitaa jäsenlaskutuksen automaattisesti, annettujen asetusten ja laskutusperusteiden mukaisesti haluttuna päivänä. Laskuista lähtee sähköinen laskuviesti kaikille niille jäsenille, joilla on tiedoissaan toimiva sähköposti.

Jos haluat saada tietoosi perille menemättömät ja toimimattomat sähköpostit, pyydä lista asiakaspalvelusta laskutuksen jälkeen.

Viestintä ja rekisteröitymiskutsut:

  • Jotta jäsenet muistaisivat että "mikä ihmeen Membook", eivätkä ihmettele kauttamme saapuvaa laskua, voit lähettää jäsenistölle Membookin kautta ennakkotiedotteen tulevasta laskutuksesta.
  • Voit myös muistuttaa Membook-käyttäjätilin luomisesta lähettämällä rekisteröitymiskutsut heille, ketkä eivät vielä käyttäjätiliä ole luoneet. Kutsujen lähetys tapahtuu "massana" jäsenhakusivun alaosasta "Kutsu Membokiin" -napilla.

Paperilaskujen lähetys:

  • Muista tilata erikseen mahdollinen paperilaskujen ja karhujen lähetys. Näitä emme lähetä automaattisesti, vaan ainoastaan eri tilauksesta, sillä kyseessä on lisämaksullinen palvelu.