Vuodenvaihde lähestyy ja sen myötä monessa yhdistyksessä uusi jäsenkausi ja jäsenlaskutus. Tässä muistilista avuksesi, jotta laskutus sujuisi mahdollisimman mutkattomasti ja oikeilla tiedoilla.

Tarkista hinnasto ja sen asetukset:

  1. Tuotteiden nimet (älä poista tuotteita, ellet ole aivan varma että niitä ei enää tarvita --> poisto vaikuttaa olemassa oleviin laskutusperusteisiin!)
  2. Tuotteiden hinta - onko tullut muutoksia? Muokkaa tarvittaessa.
  3. Hinnan voimassaolo (muokkaa / jatka tarvittaessa voimassaoloaikaa)
  4. Tuotteen haluttu laskutuspäivä (vain toistuvaistuote -tyypissä)
  5. Tuotepaketteihin ei yleensä tarvitse koskea, jos isoja muutoksia ei tule. Lue tarvittaessa tarkempi ohje (http://tuki.membook.fi/knowledge_base/topics/laskutusperusteiden-luominen) tai kysy neuvoa asiakaspalvelustamme!

Yksinkertaisimmillaan hinta säilyy ennallaan, hinta on voimassa toistaiseksi (loppupäivä on avoin) eikä laskutuspäivääkään tarvitse muuttaa. Tällöin laskut muodostuvat kuten aiempinakin vuosina - haluttuna päivänä.

Tarkista yksittäisten jäsenten laskutusperusteet:

  1. Mene jäsenhakuun ja listaa kaikki jäsenet.
  2. Ota jäsenraportti Exceliin
  3. Lataa ja avaa Excel-tiedosto ja tarkista esim. tiedoston lajittelun avulla että kaikilla jäsenillä on oikea laskutusperuste tiedoissaan.
  4. Tee yksittäisille jäsenille tarvittavat laskutusperusteen muutokset ja korjaukset. Lisää puuttuvat laskutusperusteet.

Tämän jälkeen voit unohtaa koko asian - Membook hoitaa jäsenlaskutuksen asetusten ja laskutusperusteiden mukaisesti haluttuna päivänä. Laskuista lähtee sähköinen laskuviesti kaikille jäsenille, joilla on tiedoissaan toimiva sähköposti.

Viestintä ja rekisteröitymiskutsut:

  • Jotta jäsenet muistaisivat että "mikä ihmeen Membook", eivätkä ihmettele kauttamme saapuvaa laskua, voit lähettää jäsenistölle Membookin kautta ennakkotiedotteen tulevasta laskutuksesta.
  • Voit myös muistuttaa Membook-käyttäjätilin luomisesta lähettämällä rekisteröitymikutsut heille, ketkä eivät vielä käyttäjätiliä ole luoneet. Kutsujen lähetys tapahtuu "massana" jäsenhakusivun alaosasta "Kutsu Membokiin" -napilla.

Paperilaskujen lähetys:

  • Muista ilmoittaa meille, mikäli haluat lähettää postituspalvelumme kautta paperilaskut kaikille tai osalle jäseniä.

Päivitämme tätä listaa vielä. Jos jotain olennaista mielestäsi puuttuu, laita siitä meille viestiä. Muutenkin kannattaa olla yhteydessä jäsenlaskutukseen liittyen, mikäli jokin asia mietityttää. On helpompi laittaa rekisteri yhdessä etukäteen kuntoon, kuin korjailla laskutuksen virheitä jälkikäteen.